Esta situación es más común de lo que uno cree, y se ve reflejado en nuestra día a día cuando fácilmente saltamos de proyectos profesionales, tareas propias de nuestro trabajo, proyectos personales, perfeccionamiento, estudios, tareas del hogar y familiares, preocupaciones, viajes, etc. Y si a esto le sumamos la dimensión de “mujer emprendedora”, donde quienes hemos escogido este camino tenemos por lo general más de un rol y funciones dentro de la misma empresa, entonces nuestra lista de tareas y compromisos suma y sigue. No es de extrañar que a menudo no sepamos por dónde comenzar con las tareas pendientes.
En el año 2008 mientras estudiaba mi Magister en España y trabajaba a la vez, un colega me recomendó utilizar una metodología de organización personal y productividad llamada GTD, Getting Things Done. Esta metodología fue creada por David Allen y en términos simples, te permite organizar tu flujo de trabajo, manejar y controlar tus proyectos, tareas y compromisos, olvidarte de preocupaciones innecesarias y ser eficiente en el cumplimiento de tareas.
Después de más de 7 años de utilizar esta metodología de productividad (todos los días) puedo decir con propiedad que es una de las herramientas claves en mi desempeño como empresaria, que me ha permitido enfocarme en el cumplimiento de objetivos y disminuir en gran parte el estrés y ansiedad. Por esto a continuación quiero comentarte algunas ideas claves sobre productividad personal y la metodología GTD que de seguro te permitirá a tí también cambiar el paradigma sobre tu forma de trabajar, y disfrutar de algunos beneficios en tu vida en general.
Productividad personal
Imagina que terminas tu jornada laboral, apagas tu computador y sales de la oficina ¿Eres capaz de olvidarte completamente de los pendientes y de lo que tienes que hacer al día siguiente?
La mayoría de las personas que conozco responde que no, principalmente porque deben continuar haciendo llamadas sin contestar, tareas que delegar, tomar asuntos sin resolver a raíz de reuniones y conversaciones, abordar responsabilidades personales, y atender una lista bien larga de correos sin responder.
“En este nuevo milenio ha surgido una paradoja: la gente mejora su calidad de vida, al mismo tiempo que su nivel de estrés se dispara al asumir una carga mayor de la que sus recursos le permiten manejar” Afirma David Allen.
Hoy más que nunca es posible que una persona tenga una cantidad y carga bien grande de cosas que hacer, y a pesar de ello continúe funcionando con un alto nivel de productividad, con la mente despejada y con una sensación positiva de control y tranquilidad. Terminar tu jornada y sentir la libertad de una “desconexión total” y aprovechar ese tiempo libre, para estudiar, hacer ejercicio, relajarte, o lo que tu quieras hacer, sin tener que estar pensando en los pendientes, es realmente beneficioso no sólo para descansar y liberarse del estrés, sino también porque constituye a mi juicio el cambio de mentalidad para ser realmente productivo.
“La ansiedad es consecuencia de la falta de control, organización, preparación y acción” David Kekich.
Una de los principales beneficios que me impulsaron a seguir utilizando todos estos años una metodología de productividad, es que una vez que logras desatascar y ordenar la lista de tareas diarias, esas tareas y preocupaciones triviales que ocupan espacio en tu mente; entonces comienzas a ver lo realmente importante para tu empresa, proyecto, familia, vida en general. Al tener la mente despejada, eres capaz de poner el foco en el futuro, en los objetivos que quieres cumplir, tus metas.
El cambio principal: Vaciar tu mente
David Allen en su libro “Organízate con eficacia” afirma que si mantienes todas tus cosas por hacer solamente en la cabeza, es imposible alcanzar el control relajado y sin estrés. Y para esto plantea que es necesario capturar y organizar, el 100% de todas las cosas (para hacer ahora o en un futuro), en una herramienta que no sea tu mente.
Las razones de lo anterior son varias, pero para mi dos bien determinantes son:
1. Pensar más de una vez en una “cosa pendiente” (cuando no podemos resolverlo en ese momento) es ineficaz desde el punto de vista del uso de nuestra energía creativa, al mismo tiempo que es una fuente latente de ansiedad y estrés.
2. Nuestra mente rara vez nos recuerda un pendiente justo en el momento en que podemos hacer algo al respecto para resolverlo.
El cerebro es un pésimo “disco duro” y un excelente “procesador”. Un error común que cometemos es creer que cuando tengamos que hacer una tarea nuestro cerebro recordará mágicamente todos aquellos pensamientos que tuvimos antes y que eran valiosos para resolver la tarea en cuestión. Pues eso rara vez sucede, de aquí lo importante de anotar todo.
La metodología de productividad GTD se basa en el concepto de “vaciar tu mente”, descargar de tu cabeza todos aquellos detalles, tareas, proyectos, pensamientos, reuniones, cosas en general que nos preocupan o que llaman nuestra atención en cualquier momento, sean grandes o pequeñas, importantes o triviales; para hacer urgentes, hoy día, mañana, esta semana, este mes, este año o algún día. Para recopilarlas y ubicarlas en una herramienta auxiliar (software, libreta, cuaderno, etc.) que nos permita organizarlas y revisarlas periódicamente para evitar que vuelvan ocupar nuestra mente.
Es complicado explicar en detalle el uso de la metodología GTD en un solo artículo pero les puedo comentar que los 5 pasos claves para usar la metodología son:
1. Recopilar cosas que nos llaman la atención.
2. Procesar lo que significan y lo que tenemos que hacer con ellas.
3. Organizar los resultados en tareas.
4. Evaluar como opciones la lista de lo que hay que hacer.
5. Hacer.
Para facilitar el funcionamiento de estos cinco pasos es necesario comprender la dinámica y utilizar las técnicas que la metodología propone para cada paso y fase, además de apoyarse en una buena herramienta para su implementación. Personalmente después de probar varias herramientas software para implementar GTD, me he quedado con Nozbe.com debido a las ventajas que tiene su aplicación 1. Fácil de usar; 2. Aplicación web y de escritorio para sistema operativo Mac, Linux, Windows, y las apps para Ipad, Iphone; 3. Permitir trabajar proyectos con varios usuarios a la vez.
Si quieres saber más sobre la metodología GTD te recomiendo revisar el Libro Organízate con Eficacia, de David Allen. O ir directamente a su sitio web http://gettingthingsdone.com
